Một số phương pháp bảo mật thông tin doanh nghiệp mà bạn cần lưu ý

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ tập trung đề cập đến sự toàn vẹn của danh sách khách hàng được lưu trữ tại các doanh nghiệp

Để tìm được 1 khách hàng tiềm năng, hoặc khách hàng đã và đang sử dụng tại công ty mình thì đã tốn nhiều chi phí, nếu chúng ta không tìm ra giải pháp phù hợp để bảo mật các thông tin này và để thất thoát ra ngoài, thì ngoài việc thất thoát tài sản, và nguy cơ mất khách hàng là rất lớn

Đối với hầu hết công ty, việc lưu trữ chủ yếu tập trung qua file và Email cá nhân, nên bài viết này cũng tập trung vào việc đưa ra các cảnh báo xoay quanh 2 dạng thông tin này mà thôi.

Một số cách thức lưu trữ thông tin phổ biến trong cách doanh nghiệp

Lưu trữ dạng file Excel: 

Đây là phương thức lưu trữ thông tin phổ biến trong mọi công ty, đặc biệt là đối với các số liệu về danh sách khách hàng

Danh sách Excel có thể thường được lưu trữ tại máy tính cục bộ hoặc lưu trữ trên các nền tảng đám mây

Lưu trữ dạng Email:

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ sẽ không có trang bị các địa chỉ email theo tên miền riêng, mà thay vào đó là sử dụng các địa chỉ email cá nhân cho công việc

Các địa chỉ email cá nhân phổ biến là: gmail, yahoo, hotmail…

Nguy cơ mất dữ liệu thường tập trung tại đâu ?

Nhân sự trong các công ty thường có sự biến động liên tục và theo thời gian, vì vậy đối với 2 dạng lưu trữ dữ liệu như trên, để tránh việc tổn thất, cần phải tập trung vào:

• Dữ liệu Excel: Nếu việc lưu trữ tại máy tính cục bộ, mà máy tính này lại là máy tính xách tay ( laptop của nhân viên ), thì cần tạo các ổ đĩa đám mây, ở đây chúng tôi đề xuất nên dùng Google Drive, từ đó chia sẽ các thư mục ra cho từng nhân viên, và yêu cầu các nhân viên lưu trữ toàn bộ trên đây. Nếu nhân viên có nghĩ việc, chỉ đơn giản là xoá phân quyền đối với thư mục này, khi đó nhân viên họ sẽ không thể truy cập được
• Đối với dữ liệu ở email cá nhân: Nếu địa chỉ email cá nhân này thuộc sở hữu của riêng nhân viên, thì nên tạo riêng các địa chỉ email thuộc sở hữu công ty, khi đó nhân viên nghĩ thì chỉ cần bàn giao lại cho công ty để quản lý

Lời kết

Để đảm bảo việc tránh thất thoát dữ liệu một cách tốt nhất, bạn có thể nhờ các đơn vị dịch vụ bảo trì máy tính, họ sẽ tiến hành khảo sát để đánh giá rủi ro bảo mật dữ liệu phía công ty bạn. Họ cũng sẽ đưa ra các kế hoạch bảo trì máy tính phù hợp để hạn chế mất mát dữ liệu do virus, do tấn công

Trên hết, ý thức của người quản lý doanh nghiệp cũng rất quan trọng, bạn phải nhìn ra được những rủi ro và đưa ra phương án phù hợp

Hy vọng bài viết này mang lại giá trị cho bạn !